• Organiseren
  • Werkomgevingen
  • Toegangsbeheer
  • Synchronisatie van de mobiele apparaten
  • Samenwerken
  • Nabijheid & real time
  • Interne en externe partners
  • Vertrouwelijkheid van de uitwisselingen
  • Verzenden
  • Alle typen bestanden (aantal/formaat/volume)
  • Online of per e-mail delen
  • Traceerbaarheid

DELEN VAN BESTANDEN: EEN DRIEVOUDIGE BENADERING

De samenwerkingsoplossing iExtranet is bestemd voor alle bedrijven, ongeacht de sector en voldoet aan al uw behoeften voor het delen van bestanden:

Efficiënt en in real-time samenwerken, met interne en externe medewerkers, filialen, klanten, leveranciers of partners

Bestanden verzenden op een eenvoudige wijze, ongeacht aantal, omvang of formaat

Bestanden ter beschikking stellen met één klik en uw mappen omzetten tot een online werkomgeving waarbij u de controle over de toegang houdt

DELEN VAN BESTANDEN: EEN DRIEVOUDIGE BENADERING

VELE FUNCTIONALITEITEN

VELE FUNCTIONALITEITEN

Veelzijdigheid: In tegenstelling tot een oplossing voor het grote publiek, beperkt iExtranet zich niet tot de opslag en het delen van documenten. Het platform biedt een breed scala aan samenwerkingsoplossingen en geavanceerde functies voor voorbeeldweergave en zoeken. Hiermee begeleidt de oplossing de gehele levenscyclus van de documenten en zorgt daarmee voor de stroomlijning van uitwisselingen.

Hiërarchisch beheer: de iExtranet-administrators hebben toegang tot geavanceerde beheeropties. Zo kunt u de samenwerking rond uw projecten eenvoudig organiseren. Daarnaast is er een traceerbaarheid van de activiteiten op het platform.

Mobiliteit: De mobiele applicatie van iExtranet synchroniseert in real-time alle documenten op al uw randapparatuur. Op die manier volgen uw projecten u bij uw verplaatsingen, zowel binnen het bedrijf als buiten.

AANVULLENDE MODULES

iExtranet past zich aan uw meest specifieke behoeften aan dankzij talrijke modules
– Geavanceerde veiligheid
– Sterke authentificatie via SMS of certificaat
– Documenten delen als ‘read only’
– Beheer van de DRMs (met een volledig beheer van Office- en PDF-bestanden, zelfs na het downloaden)
– Easydrive – netwerklezer

Werk rechtstreeks aan uw iExtranet-bestanden vanaf uw werkpost, net zo eenvoudig als wanneer deze lokaal waren opgeslagen.
– Eenvoudige workfkow voor goedkeuring
– Automatische synchronisatie
– Oplossing voor de ordening van de gegevens (personalisering van coderingen en regels voor indeling)
– Gelijktijdig wijzigen
– Beheer van gerelateerde bestanden

AANVULLENDE MODULES

BEVEILIGING

BEVEILIGING

iExtranet garandeert u een optimale beveiliging in elke fase van uw samenwerkingsprojecten. Toegang, opslag, delen en wijzigen van gegevens worden beschermd en gecontroleerd dankzij een set beveiligingsopties en -parameters.

Toegangsbeveiliging: versleuteling en parametrering van wachtwoorden, detectie van aanvallen met “brute-force attack” en onmiddellijke waarschuwing…

Beveiliging van opgeslagen bestanden: traceerbaarheid van raadpleging en wijziging van de bestanden, dynamisch watermerk op naam waarmee ongeoorloofde verspreiding van de documenten wordt tegengegaan, HSM (hardware security module), compressie en versleuteling van gegevens met passphrases die door de klant worden gekozen, controle op afstand van de bestanden, enz.

Beveiliging van de uitwisselingen: de overdracht, de synchronisatie en het delen van de documenten worden beveiligd door een TLS versleutelingsprotocol.

Download de gedetailleerde iExtranet brochure

iExtranet data sheet

Testimonials

Oenobiol
Oenobiol kiest iExtranet van oodrive voor het beheer van zijn grote bestanden op de afdelingen internationale marketing en internationale registratiezaken
Lezen >

« Oenobiol kiest iExtranet van oodrive voor het beheer van zijn grote bestanden op de afdelingen internationale marketing en internationale registratiezaken »

In het kader van registratiebeheer en internationale marketing gebruikt het bedrijf Oenobiol de oplossing IExtranet van Oodrive voor het delen en beheren van grote bestanden met alle externe partners.

 

 

De zoektocht naar een veilige oplossing voor optimale, internationale informatiedeling

Sinds de oprichting in 1985 door dokter Marie Béjot, produceert Oenobiol voedingssupplementen als schoonheidsproducten. Sinds enkele jaren ontwikkelt het bedrijf de export van haar producten binnen en buiten Europa.

Daardoor ontstond de behoefte aan een beveiligde oplossing zonder opslagbeperking voor internationale uitwisseling van bestanden“Eerst hadden we een FTP-server om bestanden naar onze externe contactpersonen te sturen, maar de toegang was slecht beveiligd en dat kon schadelijk zijn voor de hele bedrijfsactiviteit van Oenobiol, bijvoorbeeld wanneer het ging om de samenstelling van onze producten“, aldus Stéphanie Molveaux, manager internationale registratiezaken bij Oenobiol.

“We hebben een e-mailprogramma met een beperking van 2 Mb voor het versturen en ontvangen van bijlagen. We hadden dus een nieuw instrument nodig om de soms zeer grote documenten te kunnen versturen, of meerdere documenten te delen door middel van één zending”, voegt Floriane Huret toe, manager internationale marketing en export bij Oenobiol.

Oenobiol was dus op zoek naar een veilige oplossing voor internationale uitwisseling van soms vertrouwelijke gegevens, zonder dat deze echter langdurig beschikbaar blijven, bijvoorbeeld door externe partners de documenten slechts 10 of 20 keer te laten raadplegen.

 

 

iExtranet, een doeltreffend antwoord op de internationale behoeften van Oenobiol

Tijdens een commerciële presentatie op maat ontdekte Stéphanie Molveaux iExtranet, een door het bedrijf Oodrive geleverde oplossing voor online samenwerking en bestandsdeling.

“Onze server was onvoldoende beveiligd en weinig gebruikersvriendelijk. Maar het product dat Oodrive ons liet zien had een heel aangename, makkelijk te gebruiken interface die kon worden aangepast aan de huisstijl van Oenobiol. Voor ons als schoonheidsmerk was het een extra voordeel om een esthetisch, doeltreffend en beveiligd extranet te hebben dat aan onze stijl was aangepast. Daarom hebben we gekozen voor de oplossing iExtranet van Oodrive”, aldus Stéphanie Molveaux.

Aangezien de behoeften op het gebied van veilige uitwisseling van grote bestanden vergelijkbaar zijn, wordt iExtranet tegenwoordig op verschillende afdelingen gebruikt, met name op de afdeling Internationale registratiezaken, maar ook door de nationale en internationale marketingafdelingen.

“Met iExtranet kunnen we een groot aantal documenten en afbeeldingen tegelijk versturen, waardoor we veel tijd kunnen besparen. Met deze oplossing kan tevens de toegangsduur tot de informatie worden gecontroleerd en kunnen we ook nagaan of de documenten wel echt door de geadresseerden zijn gedownload. We hebben dus een zeer doeltreffend middel in handen om vertragingen in projecten te voorkomen”, benadrukt Floriane Huret.

“Voor registratiezaken moeten we zeer regelmatig complete dossiers versturen, die vervolgens aan de autoriteiten van de landen waarmee we samenwerken worden voorgelegd. Volgens de autoriteiten, die verschillende eisen hebben ten aanzien van de hoeveelheid informatie, kan met de oplossing iExtranet alle gevraagde informatie ineens worden verzonden, met volledig behoud van de vertrouwelijkheid. We plaatsen het volledige dossier op ons platform iExtranet en sturen een bericht naar de geadresseerde zodat die het kan downloaden. Daardoor winnen we tijd en kunnen we efficiënter werken doordat we de gebruikelijke administratieve rompslomp vermijden”, aldus Stéphanie Molveaux.

 

Orbitus – Domo Group
Domo Group kiest iExtranet voor een vlotte internationale samenwerking
Lezen >

Domo Group kiest iExtranet voor een vlotte internationale samenwerking (http://www.orbitus.be/)


 

Domo Group maakt sinds 2013 gebruik van iExtranet, een Oodrive oplossing om bestanden online te beheren en te delen. Het bedrijf gebruikt iExtranet om files uit te wisselen met verkopers, klanten en leveranciers wereldwijd en om een compleet overzicht te houden op de werkprocessen van interne en externe partijen. iExtranet biedt een centraal platform aan van waar alle bestanden gedownload, aangevuld of bekeken kunnen worden volgens de rechten van de user.

Orbitus is de dienstverlenende IT firma van Domo Group en beheert alle software van het bedrijf voor productieplanning en alles wat productiegericht is. Domo Group is een overkoepelende firma van meerdere bedrijven die in de chemie-, vastgoed-, consultancy- en sportsectoren actief zijn. Ontmoeting met Dieter Kint, System Engineer bij Orbitus, hij beheert iExtranet voor de hele groep: “Wij waren op zoek naar een online platform waarvoor er zo weinig mogelijk plug-ins vereist waren zodat we direct naar iemand een link konden sturen waarmee hij zich heel eenvoudig kon inloggen. Dat platform moest zowel intern als extern gemakkelijk bereikbaar zijn”, legt hij uit.

 

iExtranet: een intuïtief platform voor het delen en goedkeuren van bestanden

Orbitus moest een oplossing vinden die in alle verschillende afdelingen van Domo Group bruikbaar was voor een groot aantal verschillende taken en zowel voor interne als voor externe medewerkers. “We hadden alle functionaliteiten die iExtranet biedt nodig, zegt Dieter Kint. “In bijna alle afdelingen wordt het platform gebruikt. Er zijn zo’n honderdtal gebruikers”, voegt hij toe. Het delen van grote bestanden, het bewerken van documenten door meerdere gebruikers en het controleren van leveringen zijn voorbeelden van hoe Domo Group iExtranet gebruikt. “Na het laden van rollen Sportsgrass in de vrachtwagens voor leveringen wordt er een foto van de geladen truck genomen. Die foto wordt dan gedeeld met de klant zodat hij kan nakijken of er niets beschadigd of verplaatst is wanneer het voertuig aankomt”, verduidelijkt hij.

Ook op internationaal niveau is iExtranet een zeer nuttige tool voor de activiteiten van de firma. Domo Group heeft afdelingen in Italië, in China, in de Verenigde Staten en in Duitsland. “Een van de grote voordelen die we nu voelen is gelinkt aan ons werk in China”, licht Dieter Kint toe. “iExtranet heeft sterk bijgedragen aan het verbeteren van onze uitwisselingen en is daar een onmisbare tool geworden. China is een heel moeilijk land wat IT- en dataverbindingen betreft omdat alles daar gescreend en afgeblokt wordt”, zegt hij. Orbitus heeft besloten om enkel iExtranet te gebruiken voor de gehele datastore van de onderneming in China. “We gebruiken het platform vooral voor files die zij aanmaken en waar wij inzagen in moeten hebben: financiële gegevens, technische fiches, guidelines, handleidingen en productiefiches. Moesten we iExtranet niet hebben, dan zouden onze relaties met China zich veel moeilijker aflopen”, voegt Dieter Kint toe.

De mobiele applicatie komt eveneens dagelijks in de activiteiten van Domo Group terug.Vooral bij Sportgrass hebben al onze verkopers de Oodrive applicatie. We hebben een bepaalde folder aangemaakt die door de binnendienst wordt beheerd. Voordat ze bij de klanten langsgaan, drukken de verkopers op de Sync-knop en dan hebben ze altijd de laatste product-fiches en de juiste prijzen mee. Ze laten dan de productfiches direct vanuit hun iPad zien. Zij hebben geen rechten van ons gekregen om wijzigingen te doen en de folder wordt compleet beheerd door de binnendienst die ervoor zorgt dat het materiaal altijd up-to-date is voor de verkopers”, vervolgt hij.

 

Een veelzijdig gebruik met een optimaal beheer

Orbitus deed een beroep op Oodrive omdat iExtranet gemakkelijk beheerbaar is, een workflow biedt voor de goedkeuring van documenten en versie-beheer en tracking bevat. “We hadden een eenvoudige platform nodig zodat we geen fulltime persoon moest aanwerven om alles te beheren”, legt Dieter Kint uit. Hij vond iExtranet een heel goed Europees alternatief voor de andere bestaande programma’s en spreekt na meerdere jaren samenwerking met Oodrive nog steeds uiterst positief over zijn keuze. “De implementatie is zeer vlot verlopen. Dankzij het gebruiksgemak van iExtranet konden alle medewerkers snel aan de slag en hebben ze de tool snel aan hun dagelijks werk geïntegreerd”, voegt hij toe.

De oplossing vereenvoudigt dus alle uitwisselingen van gegevens met dienstverleners, klanten en commerciële medewerkers. iExtranet biedt ook verschillende volumecapaciteiten aan voor het online delen van bestanden en samenwerking die maximaal zijn aangepast aan de dagelijkse behoeften van de verschillende afdelingen van de firma. De klantenrelatie met Oodrive is volgens Dieter Kint ook altijd optimaal geweest: “We zijn heel tevreden. We hebben meestal dezelfde persoon aan de lijn, hij kent dan ook goed het bedrijf en weet hoe alles bij ons is geïnstalleerd”, concludeert hij.

 

 

The Pool
Maatwerk voor adverteerders bij THE POOL dankzij iExtranet van Oodrive
Lezen >

“Maatwerk voor adverteerders bij THE POOL dankzij iExtranet van Oodrive”

 

THE POOL maakt sinds kort gebruik van iExtranet, een oplossing van Oodrive om bestanden online te beheren en te delen. THE POOL coördineert en werkt binnen De Vijver Media crossmediale projecten uit voor adverteerders. iExtranet biedt een centraal platform van waaruit de verschillende projecten gedelegeerd en verwerkt kunnen worden en verleent medewerkers van de regie toegang tot de voor hen relevante bestanden.

De Vijver Media is in handen van Corelio, Sanoma en Waterman&Waterman. De holding is eigenaar van verschillende grote mediagroepen zoals SBS Belgium, Woestijnvis en Humo. Marc Vroonen startte in maart van dit jaar THE POOL op: “Als speciale cel binnen de groep verbinden wij de verschillende regies om op maat van de adverteerders crossmediale projecten uit te werken. Op vraag van verschillende adverteerders en agentschappen zorgt THE POOL voor een tailormade aanpak en werkt de cel nauw samen met de creatieve afdelingen binnen de verschillende enititeiten van De Vijver Media.

 

iExtranet: online delen van zware bestanden vanuit centraal beheer

THE POOL heeft een overkoepelende rol als eindverantwoordelijke voor alle crossmediale projecten. Bij de uitwerking van creatieve advertising projecten komen er zware bestanden bij te pas die verwerkt moeten worden. Het gaat hier voornamelijk om hoogwaardig drukwerk en foto- en videobestanden. Om al deze bestanden te stroomlijnen en te delen met de verschillende regies, adverteerders en agencies, zocht THE POOL naar een centrale cloudruimte die constant toegankelijk moest zijn. Hiervoor werkte THE POOL al met Dropbox, maar de cel zocht ook naar een oplossing die zware bestanden vlot toegankelijk maakt voor de verschillende partijen. Op voorspraak van de IT-afdeling binnen de groep werd uiteindelijk gekozen voor de iExtranet-oplossing van Oodrive.

Enerzijds fungeert THE POOL als centrale cel van waaruit alle projecten beheerd worden, anderzijds zijn wij zeer afhankelijk van de mensen die binnen de verschillende regies samenwerken”, verduidelijkt Marc Vroonen. “Elk project is met andere woorden een doel waaraan vaak meerdere partijen werken en toe bijdragen.” De bestanden waarmee gewerkt wordt, hebben vaak hun eigen confidentialiteit, wat maakt dat de juiste mensen toegang moeten krijgen tot de juiste bestanden. Via iExtranet van Oodrive kan THE POOL gemakkelijk specifieke bestanden delegeren aan de juiste mensen. “Verder werken wij voor elk project ook volgens een specifieke planning die regelmatig geüpdate wordt. Dan is het handig om over een centraal platform te beschikken waar alle betrokkenen de laatste bestandsversies kunnen terugvinden en delen.

 

Optimale samenwerking dankzij transparant platform

Binnen het iExtranet-platform van THE POOL werd een centrale folder gecreëerd voor elk afzonderlijk project. Op dit moment hebben een dertigtal mensen toegang tot het systeem en hun specifieke folder. Deze worden allemaal centraal gemanaged vanuit iExtranet door Marc Vroonen. “Aangezien De Vijver Media een uitgebreid aanbod brengt gaande van print over online tot audiovisuele media, beschikken we over vaak zware werkbestanden voor verschillende projecten”, vervolgt Marc Vroonen. “Voor iExtranet is het echter geen enkel probleem om al deze files te dragen en centraal te beheren.” Zo kan THE POOL via e-mail omvangrijke bestanden versturen, bestanden met gevoelige informatie delen en daarbij alle stappen nauwkeurig traceren. Absolute beveiliging staat altijd voorop. iExtranet wordt aangeboden volgens het SaaS-gebruiksmodel of met een licentie.

Onze belangrijkste doelstelling is dat iedereen op een correcte manier met het juiste materiaal aan de slag kan en dat je heel gemakkelijk en snel gegevens kan uitwisselen en delen vanuit één centraal punt. iExtranet beantwoordt aan die behoefte.” Het duurde dan ook niet lang vooraleer iExtranet van Oodrive door IT naar voren werd geschoven. Na een testfase van een paar maanden werd het platform definitief in gebruik genomen. Marc Vroonen is het systeem ondertussen al gewoon geworden. “Als centraal beheerder werk ik dagelijks met iExtranet en sta ik in nauw contact met alle gebruikers die toegang hebben tot bestanden. Het grootste voordeel vind ik het gebruiksgemak waarmee ik bestanden kan coördineren en delen. Ik gebruik iExtranet ondertussen net zoals ik ons eigen intranet gebruik.