• Organiseren
  • Strategische vergaderingen
  • Agenda
  • Deelnemers & Speakers
  • Verzenden
  • Gevoelige documenten
  • Geheel vertrouwelijk
  • Toegangsbeheer
  • Samenwerken
  • Raadplegen en aantekeningen maken
  • Beveiligd berichtenverkeer
  • Besluitvorming per stemming

Een complete en beveiligde oplossing voor het organiseren van vergaderingen

Tijdens de vergaderingen van Directiecomités en Raden van Bestuur worden gevoelige zaken behandeld. De deelnemers, die meestal vanuit verschillenden locaties werken, moeten kennis nemen van vertrouwelijke informatie. Een e-mail sturen met de informatie is niet vertrouwelijk genoeg.

BoardNox kan gebruikt worden in alle fases van de organisatie van vergaderingen. Het platform is speciaal ontwikkeld om uitwisselingen te vereenvoudigen, vertrouwelijke documenten te delen en deelnemers de mogelijkheid te bieden om de punten op de agenda te bespreken.

Een meertalige support begeleidt de organisatoren en deelnemers tijdens installatie en gebruik. De experts van Oodrive komen op locatie de werkwijze uitleggen en organiseren telefonische trainingen of webinars. Zij staan tot uw beschikking en beantwoorden uw vragen (meertalige support met tools voor het volgen van tickets).

BoardNox is speciaal afgestemd op leden van het topmanagement en is beschikbaar via web-interface of mobiele telefoon. Topmanagers zijn vaak onderweg en op deze manier hebben zij altijd en overal toegang tot hun platform.

Een complete en beveiligde oplossing voor het organiseren van vergaderingen

Een snel implementeerbare oplossing voor het beheren van vergaderingen

Een snel implementeerbare oplossing voor het beheren van vergaderingen

Tool voor het organiseren van vergaderingen: BoardNox garandeert een goed beheer van topmanagement-vergaderingen en is ideaal voor bestuurders, directieassistenten en functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van Directiecomités en Raden van Bestuur. Planning, uitnodigingen en opvolging van deelnemers worden vereenvoudigd en gecentraliseerd.

Agenda maken: In enkele kliks stelt u een agenda samen met meerdere agendapunten en verschillende deelnemers. U kunt de nodige documenten toevoegen om het geheel compleet te maken. Vervolgens wordt er automatisch een boardbook aangemaakt met alle nodige informatie. BoardNox maakt het verzenden en uitwisselen van gevoelige informatie eenvoudiger.

Beheer van documentrechten: Met BoardNox kunt u specifieke rechten toekennen aan elk lid van de Raad om de toegang tot documenten te controleren. De rechten (voor het lezen, synchroniseren en het aantekenen) kunnen voor iedere genodigde verschillend worden ingesteld en zijn afhankelijk van zijn of haar functie.

Gebruiksgemak voor de deelnemers

Gecentraliseerde toegang tot de informatie: Deelnemers van een directievergadering die in BoardNox inloggen, krijgen toegang tot alle informatie die beschikbaar is gesteld. Alle informatie-elementen zijn in dezelfde tool ondergebracht: data, plaats, uurrooster, agenda, informatie over deelnemers en sprekers en de nodige documenten. Indien er veranderingen (toevoegingen, wijzigingen of schrappen van informatie) in het systeem zijn aangebracht, ontvangen de deelnemers automatisch een melding. Dit draagt bij aan nog meer efficiëntie.

Gevoelige informatie raadplegen: De geheimhouding van onderwerpen die tijdens de vergaderingen van het topmanagement worden behandeld, vereisen een daadwerkelijke controle op de informatie die wordt gedeeld. Daarom kunnen de documenten alleen binnen BoardNox geraadpleegd worden. Een aparte map stelt deelnemers in staat om deze documenten op veilige wijze te bekijken, zelfs wanneer zij offline zijn.

Samenwerking: Naast het beschikbaar stellen van gevoelige documenten op veilige wijze biedt Boardnox ook andere mogelijkheden aan. Directieleden en leden van de Raad van Bestuur kunnen productiever werken doordat zij direct aantekeningen kunnen maken op de documenten die beschikbaar zijn gesteld (aantekeningen) en doordat zij real-time in een beveiligde privéomgeving kunnen discussiëren (beveiligde mailbox). Tevens bestaat er de mogelijkheid om in een peiling te stemmen of te antwoorden.

Gebruiksgemak voor de deelnemers

Gegarandeerde vertrouwelijkheid van uitwisselingen

Gegarandeerde vertrouwelijkheid van uitwisselingen

Documenten beheren: De documenten zijn alleen toegankelijk binnen de beschermde omgeving van de applicatie en kunnen niet worden gedownload noch worden opgeslagen via een screenshot. De documenten worden gehost in SaaS en blijven dus buiten het interne bedrijfsnetwerk.

De beveiligingsmodules van de oplossing BoardNox (sterke authenticatie met certificaat of SMS, versleuteling van wachtwoorden en van gegevens en compressie van opgeslagen bestanden) garanderen de geheimhouding van gegevens. Bovendien biedt de HSM-module (Hardware Security Module) extra fysieke beveiliging doordat de sleutels van de encryptie binnen een cryptografische kluis worden bewaard.

Beveiliging smartphones: De beheerder heeft diverse opties om de veiligheid tijdens het werken met smartphones te verhogen. Zo is het gebruik van een beveiligingscode verplicht. Gegevens worden automatisch gewist indien de beveiligingscode verkeerd wordt ingetoetst en de cacheopslag kan op afstand worden gewist.

Traceerbaarheid: Het beschikbaar stellen van documenten via de oplossing BoardNox is traceerbaar. De organisator weet wie toegang heeft gehad tot welk document en op welk tijdstip.

Download de gedetailleerde Boardnox brochure

BoardNox data sheet

Referenties